Huishoudelijk reglement

Artikel 1 Algemene bepalingen

1. De vereniging genaamd Cross Rover Belgium vzw (hierna: ‘de vereniging’ of ook ‘xrover.be’) is opgericht op 24 november 2010 en houdt de maatschappelijke zetel te 9160 Lokeren, Nieuwe Stationsstraat 19.

2. Het meest recente huishoudelijk reglement en de bijbehorende gedragscode zijn van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de meest recente versie van de statuten van de vereniging, zoals die op de griffie van de rechtbank van koophandel zijn neergelegd.

Artikel 2 Leden

1. Als lid kan tot de vereniging toetreden ieder natuurlijk persoon of rechtspersoon die door de algemene vergadering als dusdanig wordt aanvaard en dit op voorstel van de raad van bestuur. Het verzoek om toelating van een kandidaat-lid moet schriftelijk worden ingediend bij de voorzitter van de raad van bestuur.

2. Nieuwe leden, zowel effectieve als toegetreden, dienen bij de eerste aansluiting te voldoen aan:

– het correct digitaal of elektronisch invullen en handtekenen van de nodige documenten (zoals het inschrijvingsformulierwaarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), en het volledige adres;het huishoudelijk reglement, ?) en deze aan de secretaris overhandigen;

– voor -18-jarigen dient dit tevens te worden ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger (ouder of wettelijke voogd);

– het volstorten van het volledige lidgeld op rekening courant van Cross Rover Belgium vzw.

3. Terugkerende leden (zowel vaste als toegetreden) dienen, om hun lidmaatschap te verlengen, enkel het volledige lidgeld te storten op rekening courant van Cross Rover Belgium vzw en het eventueel invullen en handtekenen van de documenten die nodig zijn om lid te kunnen blijven.

Artikel 3 Speciale leden

1. De raad van bestuur kan, onder door haar in het reglement van inwendige orde te bepalen voorwaarden, ook andere personen als ereleden, beschermleden, steunende of adviserende leden tot de vereniging toelaten. Deze speciale leden maken deel uit van de categorie toegetreden leden.

Artikel 4 Het lidmaatschap

1. Het lidmaatschap wordt pas van kracht op het ogenblik dat het jaarlijkse lidgeld, zoals vastgesteld door de Raad van bestuur, op de rekening courant van Cross Rover Belgium vzw is volstort.

2. Het lidmaatschap is in 2011 bepaald op € 24 voor gewone leden en € 50 voor steunende leden voor het gehele jaar. Leden die later op het jaar toetreden betalen (het lidmaatschap / 12 ) x m, waarbij ‘m’ staat voor het aantal resterende maanden in dat jaar, inschrijvingsmaand niet inbegrepen.

Artikel 5 Rechten en plichten van de toegetreden leden

Alle leden hebben de hierna te noemen rechten en plichten:

1. Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten, het huishoudelijk reglement en de gedragscode te ontvangen. Dit kan door hen opgevraagd worden op de Cross Rover Belgium vzw website, www.xrover.be

2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan evenementen en wedstrijden, mits tijdige en correcte inschrijving en betaling van de bijbehorende deelnamegelden.

3. Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten in de ledenvergaderingen.

4. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onder?zoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.

5. Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres.

6. Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van het lidmaatschap zoals vermeld in art. 2-4.

7. Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging (huishoudelijk reglement, gedragscode, ?) en daarnaast ook van de richtlijnen opgesteld door derden waarbij Cross Rover Belgium vzw is aangesloten (niet-limiterende opsomming: BFOV, Code Groen, ?).

8. Geen enkel lid kan enige aanspraak laten gelden of uitoefenen op de activa van de vereniging op grond van de enkele hoedanigheid van lid. Deze uitsluiting van rechten op de activa geldt ten allen tijde: tijdens het lidmaatschap, bij be?indiging van het lidmaatschap om wat voor reden dan ook, bij ontbinding van de vereniging, enz.

Artikel 6 Straffen

1. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.

2. Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een straf welke aan een lid wordt gegeven door een wettelijk orgaan, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen.

3. Bij een beslissing als bedoeld in lid 2 van dit artikel heeft het desbetreffende lid een beroepsmogelijkheid bij de algemene vergadering van de vereniging. Dit beroep dient, 2 maanden na het opleggen van de straf door het bestuur, aanhangig te worden gemaakt bij de algemene vergadering middels aangetekend schrijven te richten aan de secretaris van de vereniging.

Artikel 7 Bestuur

1. Het (algemeen) bestuur bestaat uit een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris, een penningmeester en tenminste 3 leden, die allen meerderjarig ?n lid van de vereniging moeten zijn.

2. Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde in de statuten, elders in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen:

a. de algemene leiding van zaken;

b. de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten;

c. het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen;

d. benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging.

3. Het bestuur vergadert tenminste 8 maal per jaar op afroep of volgens afspraak op vorige vergadering. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als tenminste 3 leden van het bestuur zulks wensen.

4. Een oproep voor een vergadering dient ??n week voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn.

5. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.

Artikel 8 Het dagelijks bestuur

1. De voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging zo spoedig mogelijk mee aan alle andere bestuursleden. Dit bij voorkeur via e-mail of telefonisch.

2. Taken van de voorzitter:

a. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven;

b. is bij alle offici?le vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen.

3. Taken van de ondervoorzitter:

a. is plaatsvervangend voorzitter bij afwezigheid / verlet van voornoemde;

b. heeft in die hoedanigheid dezelfde taken als voornoemde.

3. Taken van de secretaris:

a. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de inge?komen stukken te bewaren.

b. heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem vanuit de vereniging zijn toevertrouwd;

c. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen en de bijbehorende agenda(‘s);

d. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen;

e. houdt een lijst bij, waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.

4. Taken van de penningmeester:

a. beheert de gelden van de vereniging;

b. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven;

c. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven;

d. voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stuk?ken, is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder ge?noemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren;

e. brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financi?le toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen vereni?gingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar.

Artikel 9 Bestuursverkiezing

1. Ieder bestuurslid treedt uiterlijk 2 jaar na zijn verkiezing af.

M.a.w. alle mandaten in de raad van bestuur komen tweejaarlijks vrij waarbij volgend herverkiezingsprincipe steeds wordt gehanteerd:

a. in de PARE jaren worden de VOORZITTER en de PENNINGMEESTER verkozen;

b. in de ONPARE jaren worden de SECRETARIS en ALLE ANDERE LEDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR verkozen.

2. Een kandidaatstelling door toegetreden leden dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden, te ondertekenen door tenminste 5 toegetreden leden en dient vergezeld te gaan van een ondertekende bereidheidsverklaring van de desbetreffende kandidaat bij voorkeur onder vermelding van de functie die hij in het bestuur ambieert.

Artikel 10 Kostenvergoedingen

Het bestuur is bevoegd om aan de leden gemaakte kosten van vervoer en verblijf te vergoeden.

> Kostenvergoeding zal geval per geval bekeken worden en op de maandelijkse vergaderingen besproken worden. Bestuursleden krijgen a priori geen kostenvergoeding, net als niet-leden.

> Terugbetalingen: 100% indien nog ??n week tot event, 50% tot twee kalenderdagen ervoor, no show = niets terugbetaald. Uitzonderingen zoals sterfgeval, panne, enz. worden op de maandelijkse vergadering besproken.

Artikel 11 Evenementen georganiseerd door Cross Rover Belgium vzw

1. Leden die aan evenementen en clubactiviteiten georganiseerd door Cross Rover Belgium vzw deelnemen, dienen zich te houden aan (allen van volgende punten):

a. het meest recente huishoudelijk reglement met de bijbehorende gedragscode;

b. de specifieke inschrijvings- en deelnamevoorwaarden voor dat ?ne evenement;

c. de visuele of verbale richtlijnen op het evenement zelf;

d. al dan niet aangegeven door een bevoegde Cross Rover marshall.

2. Elk lid dient tevens de wettelijke (locale) bepalingen en reglementen na te leven.

3. Het niet-respecteren van de hierboven vermelde punten kan leiden tot een (onmiddellijke) straf (zoals uitsluiting voor verdere deelname aan het actuele of volgende evenementen) zoals vermeld in artikel 6.

Artikel 12 Evenementen georganiseerd door derden, maar ingeschreven via Cross Rover Belgium vzw

1. Leden die aan evenementen en clubactiviteiten georganiseerd door derden, maar ingeschreven via Cross Rover Belgium vzw deelnemen, dienen zich te houden aan (allen van volgende punten):

a. alle (locale) richtlijnen, voorschriften en bepalingen zoals door de organiserende derde partij (voorafgaandelijk aangekondigd of op het moment zelf) kenbaar gemaakt;

b. alle onder artikel 11 vermelde punten.

2. Het niet-respecteren van de hierboven vermelde punten kan leiden tot een (onmiddellijke) straf (zoals uitsluiting voor verdere deelname aan het actuele of volgende evenementen) zoals vermeld in artikel 6.

Artikel 13 Aansprakelijkheid van de leden

1. Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging of aan derden (particulier, bedrijf, overheid) aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen zo dit via getuigenverklaringen of video- of foto-opnames kan worden aangetoond, enkel en alleen voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.

Artikel 14 Het clubblad

1. Het clubblad ‘Crossroads’ verschijnt 1x per 2 maanden; 6 maal per kalenderjaar. De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het belang van de vereniging in het algemeen niet schaden. Elk artikel valt onder de (juridische) verantwoordelijkheid van de respectievelijke auteur, gastschrijver of ge?nterviewde.

2. Elk lid mag basismateriaal (tekst, foto’s, ?) aanbrengen voor een artikel. Het is aan de redactieraad te oordelen of dergelijke informatie geschikt is voor publicatie. De redactieraad mag tevens teksten en beeldmateriaal verwerken / herwerken zodat het beter geschikt is voor publicatie in Crossroads en/of op de website, xrover.be

3. Elk aangeleverd artikel (tekst + foto’s) zijn vrij van rechten en worden door het lid als dusdanig ‘afgestaan voor publicatie door Cross Rover Belgium vzw’ in Crossroads en/of op de website, xrover.be

Artikel 15 Sponsoring

Het bestuur stelt richtlijnen op voor het aangaan van sponsorcontracten in een zogenaamd ‘sponsordossier’. Dergelijk dossier bevat alle nuttige en praktische informatie i.v.m. Cross Rover Belgium vzw, de schriftelijke en digitale communicatievormen, de publicatievoorwaarden, de verschijnings-regelmaat of periode van publicatie, de bijbehorende kostprijzen, ?

Artikel 16 Wijziging van het huishoudelijk reglement

1. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door het algemeen bestuur, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat een wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste 14 dagen bedragen.

2. Na aanvaarding wordt het aangepaste huishoudelijk reglement gepubliceerd op de website xrover.be en eventueel (gedeeltelijk) hernomen in het clubmagazine, Crossroads.

3. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen, in een vergadering waarin tenminste 2/3 van de bestuursleden aanwezig is. Indien dit quorum niet aanwezig is, wordt binnen 4 weken daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden waarin over dat voorstel, ongeacht het aantal aanwezige bestuursleden, een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement wordt genomen, mits met meerderheid van 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen.

Artikel 17 Slotbepalingen

1. Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.

2. Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.

Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden onmiddellijk in werking na publicatie op de website xrover.be waar de tekst van het reglement is opgenomen. Tevens kan het huishoudelijk reglement gepubliceerd worden in de eerstvolgende uitgave van het clubmagazine ‘Crossroads’.

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van de vereniging de dato 3 maart 2011.

Namens het bestuur van de vereniging.

De voorzitter De secretaris

De ondervoorzitter De penningmeester