XROVER HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel 1
Algemene bepalingen
- De vereniging (xrover) genaamd Cross Rover Belgium vzw of “Xrover.be†is opgericht op 24 november 2010 en houdt de maatschappelijke zetel te 9160 Lokeren, Nieuwe Stationsstraat 19.
- Het meest recente huishoudelijk reglement en de bijbehorende gedragscode zijn van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de meest recente versie van de statuten van xrover, zoals die op de griffie van de rechtbank van koophandel zijn neergelegd.
Artikel 2
Organogram
Artikel 3
Het Dagelijks Bestuur
- Het Dagelijks Bestuur bestaat ten minste uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester van de Raad van Bestuur, aangevuld met extra leden van de Raad van Bestuur tot een maximum van 6. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer. Verder is ze bevoegd voor de voorbereiding van de vergaderingen, de uitvoering en de opvolging van de beslissingen van de Raad van Bestuur en voor de interactie van de verschillende werkgroepen en de Algemene ledenraad. Daarnaast kan de Raad van Bestuur aan het Dagelijks Bestuur duidelijk omschreven opdrachten toevertrouwen.Het Dagelijks Bestuur oefent zijn bevoegdheden uit in college en vergadert min 8 keer per jaar. Het Dagelijks Bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging zo spoedig mogelijk mee aan alle andere bestuursleden. Dit bij voorkeur via e-mail of telefonisch.
- Taken van de voorzitter:
- geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele xroversleven;
- is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen.
- Taken van de secretaris:
- voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingeÂkomen stukken te bewaren.
- heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem vanuit xrover zijn toevertrouwd;
- zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen en de bijbehorende agenda(‘s);
- zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen;
- houdt een lijst bij, waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.
- Taken van de penningmeester:
- beheert de gelden van  xrover;
- zorgt voor het innen van de aan xrover toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven;
- houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven;
- voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukÂken, is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder geÂnoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren;
-     brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen xroversjaar en een begroting voor het komende xroversjaar.
Artikel 4
Het  Bestuur (Raad van bestuur)
- De Raad van Bestuur richt een orgaan van Bestuur op. Het Bestuur bestaat uit het Dagelijks Bestuur én de verantwoordelijken van de verschillende werkgroepen samen met de ledenvertegenwoordig(st)
- De ledenvertegenwoordig(st)er is , zoals elk bestuurslid, spreekbuis van alle toegetreden leden, aanspreekpunt, idee-aanbreng(st)er, enz.
- Het Bestuur is verantwoordelijk voor de samenwerking tussen het Dagelijks Bestuur en de verschillende werkgroepen. Hierbij hebben beslissingen genomen door het Dagelijks Bestuur voorrang op deze van het Bestuur. Het Bestuur oefent zijn bevoegdheden uit in college en vergadert minstens
Artikel 5 Algemene ledenraad
- De Algemene ledenraad bestaat uit maximaal 15 effectieve leden, zonder de leden van het Bestuur of het Dagelijks B Zij stellen hun schriftelijke kandidatuur via brief of mail aan devoorzitter en worden aangeduid door het Dagelijks Bestuur. Deze personen behoren tot de Algemene ledenraad voor een periode van 2 jaar. Op vraag van het Dagelijks Bestuur en/of het Bestuur, kunnen zij uitgenodigd worden tot het bijwonen van de respectievelijke dagelijkse bestuursvergadering of bestuursvergadering. In uitvoering van artikel 7bis van de statuten heeft elk lid van de Algemene ledenraad één stem, ongeacht de functie of vertegenwoordiging. De Algemene ledenraad oefent zijn bevoegdheden uit in college en vergadert éénmaal per jaar.
Artikel 6
Werkgroepen
- Een werkgroep werkt onder het Dagelijks Bestuur en onder de hoede van een bestuurslid. Een werkgroep werkt autonoom om de gepaste activiteiten, evenementen, enz. uit te werken. Hiertoe dienen zij – in overleg met het Dagelijks Bestuur – een budget in. Dit hoeft niet noodzakelijk per evenement te zijn, maar kan bv. per type evenement, periode, invulling, enz. Na goedkeuring door het Dagelijks Bestuur zorgt de desbetreffende werkgroep voor de verdere uitvoering en handelingen. Zodoende hebben de werkgroepen een verregaande autonomie.
- Zonder enige vorm van beperking kunnen onderstaande werkgroepen bestaan:
Evenementen: alle één- en meerdaagse clubactiviteiten, catering, enz.
Logistiek: beheer van het clubmateriaal zoals aanhangwagen, tenten, meubilair, keukenmateriaal, enz.
IT: website- en forumbeheer, ondersteuning digitale administratie en ledenbeheer, enz.
Redactie: opmaak en uitgave magazine, alle andere visuele communicatie, enz.
Artikel 7 Bestuursverkiezingen
- Ieder bestuurslid treedt uiterlijk 2 jaar na zijn verkiezing af. M.a.w. alle mandaten in de raad van bestuur komen tweejaarlijks vrij waarbij volgend herverkiezingsprincipe steeds wordt gehanteerd:
- in de PARE jaren worden de VOORZITTER, de PENNINGMEESTER en de LEDENVERTEGEN-WOORDIGER verkozen, voor zover deze functie is ingevuld;
- in de ONPARE jaren worden de SECRETARIS en ALLE ANDERE LEDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR verkozen.
- Een kandidaatstelling door toegetreden leden dient schriftelijk (brief of mail) bij de secretaris aangemeld te worden.
- In uitvoering van artikel7bis van de statuten heeft elk lid van het bestuur één stem, ongeacht de functie of vertegenwoordiging. Behalve bij een ex aequo heeft de voorzitter een dubbele stem.
Artikel 8 Leden
- Elk nieuw lid kan toetreden tot xrover door het volstorten van het volledige lidgeld op rekening courant van Cross Rover Belgium vzw. Hierbij gaat hij/zij ook akkoord met het huishoudelijk reglement.
- Verlenging van het lidmaatschap verloopt automatisch onder de voorwaarde: tijdig het lidgeld te volstorten op rekening courant van Cross Rover Belgium vzw.
- Herinschrijven van een “geweerd lid†kan enkel na bespreking en beslissing op de raad van bestuur. Hierbij zal, na een negatieve beslissing door het bestuur de aanvrager op de hoogte gebracht worden van deze beslissing en blijft hij/zij “geweerdâ€. Indien er reeds lidgeld werd gestort, zal het lidgeld teruggestort worden binnen 14 kalenderdagen na de mededeling aan het geweerd lid.
Artikel 9 Speciale leden
- De raad van bestuur kan, onder door haar in het reglement van inwendige orde te bepalen voorwaarden, ook andere personen als ereleden, beschermleden, steunende of adviserende leden tot xrover toelaten. Deze speciale leden maken deel uit van de categorie toegetreden leden.
Artikel 10 Het lidmaatschap
- Het lidmaatschap wordt pas van kracht op het ogenblik dat het jaarlijkse lidgeld, zoals vastgesteld door de Raad van bestuur, op de rekening courant van Cross Rover Belgium vzw is volstort.
- Het lidmaatschap wordt bepaald voor gewone leden en steunende leden voor het gehele jaar door de algemene vergadering. Leden die later op het jaar toetreden betalen (het lidmaatschap / 12 ) x m, waarbij ‘m’ staat voor het aantal resterende maanden in dat jaar, inschrijvingsmaand niet inbegrepen.
Artikel 11 Rechten en plichten van de toegetreden leden
Alle leden hebben de hierna te noemen rechten en plichten:
- Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten, het huishoudelijk reglement en de gedragscode te ontvangen. Dit kan door hen opgevraagd worden op de Cross Rover Belgium vzw website, www.xrover.be
- Zij hebben het recht om deel te nemen aan evenementen, mits tijdige en correcte inschrijving en betaling van de bijbehorende deelnamegelden en zolang het evenementenmaximum niet bereikt werd.
- Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten in de ledenvergaderingen.
- Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen, bij voorkeur via de ledenvertegenwoordig(st)er. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderÂzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
- Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres.
- Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van het lidmaatschap zoals vermeld in art. 8 en 10.
- Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van xrover (huishoudelijk reglement, gedragscode, …) en daarnaast ook van de richtlijnen opgesteld door derden waarbij Cross Rover Belgium vzw is aangesloten (niet-limiterende opsomming: BFOV, Code Groen, …).
- Geen enkel lid kan enige aanspraak laten gelden of uitoefenen op de activa van xrover op grond van de enkele hoedanigheid van lid. Deze uitsluiting van rechten op de activa geldt ten allen tijde: tijdens het lidmaatschap, bij beëindiging van het lidmaatschap om wat voor reden dan ook, bij ontbinding van xrover, enz.
- Door deelname aan een eigen activiteit en/of georganiseerd door derden, zoals bepaald in artikel 12 en 13, verleent elke deelnemer het recht om kosteloos en onherroepelijk foto’s te maken en te gebruiken voor (magazine en website) zoals bepaald in artikel 16, punt3.
Artikel 12 Evenementen georganiseerd door Cross Rover Belgium vzw
- Leden die aan evenementen en clubactiviteiten georganiseerd door Cross Rover Belgium vzw deelnemen, dienen zich te houden aan (allen van volgende punten):
- het meest recente huishoudelijk reglement met de bijbehorende gedragscode;
- de specifieke inschrijvings- en deelnamevoorwaarden voor dat éne evenement;
- de visuele of verbale richtlijnen op het evenement zelf;
- al dan niet aangegeven door een bevoegde Cross Rover marshall.
- Elk lid dient tevens de wettelijke (locale) bepalingen en reglementen na te leven.
- Het niet-respecteren van de hierboven vermelde punten kan leiden tot een (onmiddellijke) straf (zoals uitsluiting voor verdere deelname aan het actuele of volgende evenementen) zoals vermeld in artikel 17.
Artikel 13 Evenementen georganiseerd door derden, maar ingeschreven via Cross Rover Belgium vzw
- Leden die aan evenementen en clubactiviteiten georganiseerd door derden, maar ingeschreven via Cross Rover Belgium vzw deelnemen, dienen zich te houden aan (allen van volgende punten):
- alle (locale) richtlijnen, voorschriften en bepalingen zoals door de organiserende derde partij (voorafgaandelijk aangekondigd of op het moment zelf) kenbaar gemaakt;
- alle onder artikel 12 vermelde punten.
- Het niet-respecteren van de hierboven vermelde punten kan leiden tot een (onmiddellijke) straf (zoals uitsluiting voor verdere deelname aan het actuele of volgende evenementen) zoals vermeld in artikel 17.
Artikel 14 Aansprakelijkheid van de leden
- Ieder der leden is persoonlijk aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van xrover of aan derden (particulier, bedrijf, overheid) aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen zo dit via getuigenverklaringen of video- of foto-opnames kan worden aangetoond, enkel en alleen voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.
Artikel 15 Kostenvergoedingen
Het bestuur is bevoegd om aan de leden gemaakte kosten van vervoer en verblijf te vergoeden.
>Â Â Â Â Â Kostenvergoeding zal geval per geval bekeken worden en op de vergaderingen besproken worden. Bestuursleden krijgen a priori geen kostenvergoeding, net als niet-leden.
>     Terugbetalingen: 100% indien nog één week tot event, 50% tot twee kalenderdagen ervoor, no show = niets terugbetaald. Uitzonderingen zoals sterfgeval, panne, enz. worden op de vergadering besproken.
Artikel 16 Het clubblad
- De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het belang van xrover in het algemeen niet schaden. Elk artikel valt onder de (juridische) verantwoordelijkheid van de respectievelijke auteur, gastschrijver of geïnterviewde.
- Elk lid mag basismateriaal (tekst, foto’s, …) aanbrengen voor een artikel. Het is aan de redactieraad te oordelen of dergelijke informatie geschikt is voor publicatie. De redactieraad mag tevens teksten en beeldmateriaal verwerken / herwerken zodat het beter geschikt is voor publicatie in Crossroads en/of op de website, xrover.be
- Elk aangeleverd artikel (tekst + foto’s) zijn vrij van rechten en worden door het lid als dusdanig ‘afgestaan voor publicatie door Cross Rover Belgium vzw’ in Crossroads en/of op de website, xrover.be
Artikel 17 Straffen
- In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van xrover, of waardoor de belangen van xrover worden geschaad.
- Het bestuur is bevoegd om, naast een straf welke aan een lid wordt gegeven door een wettelijk orgaan, een bijkomende straf vanuit xrover op te leggen.
- Bij een beslissing als bedoeld in lid 2 van dit artikel heeft het desbetreffende lid een beroepsmogelijkheid bij de algemene vergadering van xrover. Dit beroep dient, 2 maanden na het opleggen van de straf door het bestuur, aanhangig te worden gemaakt bij de algemene vergadering middels aangetekend schrijven te richten aan de secretaris van xrover.
- Afhankelijk van de feiten zal het bestuur de strafmaat bepalen. Deze kan een definitieve uitsluiting van xrover.be tot gevolg hebben.
Artikel 17 Sponsoring
Het bestuur stelt richtlijnen op voor het aangaan van sponsorcontracten in een zogenaamd ‘sponsordossier’. Dergelijk dossier bevat alle nuttige en praktische informatie i.v.m. Cross Rover Belgium vzw, de schriftelijke en digitale communicatievormen, de publicatievoorwaarden, de verschijnings-regelmaat of periode van publicatie, de bijbehorende kostprijzen, …
Artikel 18 Wijziging van het huishoudelijk reglement
- Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door het bestuur, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat een wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste 14 dagen bedragen.
- Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen, in een vergadering waarin tenminste 2/3 van de bestuursleden aanwezig is. Indien dit quorum niet aanwezig is, wordt binnen 4 weken daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden waarin over dat voorstel, ongeacht het aantal aanwezige bestuursleden, een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement wordt genomen, mits met meerderheid van 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen.
- Na aanvaarding wordt het aangepaste huishoudelijk reglement integraal gepubliceerd op de website xrover.be en eventueel (gedeeltelijk) hernomen in het clubmagazine, Crossroads.
Artikel 19 Slotbepalingen
- Ieder lid en xroversorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.
- Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.
Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden onmiddellijk in werking na publicatie op de website xrover.be waar de tekst van het reglement is opgenomen. Tevens kan het huishoudelijk reglement gepubliceerd worden in de eerstvolgende uitgave van het clubmagazine ‘Crossroads’.
Â
Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van de xrover de dato 26 april 2016
Namens het bestuur van xrover.
De voorzitter                                                         De secretaris
De penningmeester